Преместване на офис: как да планираме процеса без излишно прекъсване на работата

Преместването на офис е задача, която изисква много повече от транспортиране на бюра, столове и техника от един адрес до друг. За една компания това е процес, който трябва да бъде организиран така, че да не създава сериозни затруднения за служителите, клиентите и ежедневната работа.

Независимо дали става дума за малък офис или за по-голямо работно пространство, доброто планиране е от решаващо значение. Колкото по-рано бъдат уточнени основните етапи на преместването, толкова по-лесно могат да бъдат избегнати забавяния, повредени вещи и ненужни разходи.

Започнете с подробен план

Първата стъпка при преместване на офис е създаването на ясен график. Добре е предварително да се определи кога трябва да бъде освободен старият офис, кога новото помещение ще бъде готово и в какъв период ще бъде извършено самото преместване.

В зависимост от големината на компанията процесът може да бъде разделен на отделни етапи. Например първо могат да бъдат преместени архивите и по-рядко използваното оборудване, а в последния етап – компютрите и техниката, необходима за ежедневната работа.

Когато всичко бъде оставено за един ден, рискът от объркване е значително по-голям.

Определете отговорни хора за организацията

При преместване на фирма е полезно да има един или няколко служители, които координират целия процес. Те могат да събират информация от различните отдели, да следят графика и да комуникират с външните изпълнители.

В по-големи компании всяко звено може да има свой отговорник, който да следи за опаковането и преместването на конкретно оборудване и документи.

Така задачите се разпределят по-ясно и се намалява вероятността нещо важно да бъде пропуснато.

Направете списък на оборудването

Преди самото преместване е препоръчително да бъде направен подробен списък на всички вещи, които трябва да бъдат транспортирани.

Обикновено той включва:

• бюра и офис столове;
• компютри и монитори;
• принтери и друга периферна техника;
• шкафове и архиви;
• кухненско оборудване;
• декоративни елементи;
• специализирана техника според дейността на компанията.

Подобен списък помага да се определи какъв транспорт и колко хора ще бъдат необходими.

Примерен план за офис преместване

Този план може да бъде адаптиран спрямо спецификата на конкретната фирма.

Подгответе техниката внимателно

Компютрите, мониторите и другото електронно оборудване са сред най-чувствителните вещи при офис преместване.

Добра практика е всеки кабел да бъде обозначен, а устройствата да бъдат опаковани отделно. Мониторите трябва да бъдат защитени от удари, а компютърните кутии да бъдат стабилно фиксирани по време на транспорта.

При наличие на сървъри или друго специализирано оборудване е важно предварително да се прецени дали са необходими допълнителни мерки за безопасност.

Архивирайте важните данни

Преместването на офис винаги крие известен риск за техниката, затова е разумно всички важни файлове и данни да бъдат архивирани предварително.

Това може да стане чрез облачно хранилище, външен носител или фирмена система за резервни копия.

Архивирането не е свързано директно с физическото преместване, но е важна част от подготовката, защото намалява риска от загуба на ценна информация при непредвиден технически проблем.

Обърнете внимание на мебелите

Големите офис мебели често трябва да бъдат разглобени, преди да бъдат изнесени от помещението.

Това важи особено за големи бюра, шкафове, конферентни маси и стелажи. Всички крепежни елементи трябва да бъдат съхранявани отделно и надписани.

При по-голямо количество мебели или тежко оборудване много компании предпочитат да използват професионални хамалски услуги, тъй като това улеснява товаренето, пренасянето и транспорта до новия офис.

Проверете достъпа до новото помещение

Една от често подценяваните задачи е предварителната проверка на достъпа до новия офис.

Добре е да се уточни:

• има ли товарен асансьор;
• каква е ширината на вратите;
• къде може да спре транспортното средство;
• има ли ограничения за достъп до сградата;
• в кои часове е разрешено товарене и разтоварване.

При бизнес сгради понякога съществуват специални правила за използване на асансьори или достъп на транспортни фирми.

Организирайте новия офис предварително

Преместването ще бъде значително по-лесно, ако още преди пристигането на вещите е ясно къде ще бъде разположено всяко работно място.

Може да бъде създаден прост план на помещението, в който да бъдат обозначени отделите, бюрата, шкафовете и зоните за срещи.

Това позволява мебелите да бъдат поставяни директно на правилните места, вместо първо да се разтоварят на едно място и след това отново да се преместват.

Информирайте служители и клиенти

Промяната на адреса трябва да бъде комуникирана навреме.

Служителите трябва да знаят точната дата на преместването и кога трябва да започнат работа в новия офис. Ако фирмата приема клиенти на място, новият адрес също трябва да бъде съобщен предварително.

Необходимо е да бъдат актуализирани и контактните данни в уебсайта, бизнес профилите, договорите, фактурите и другите документи, в които фигурира адресът на компанията.

Използвайте ясна система за етикетиране

Всеки кашон трябва да бъде обозначен с отдел, съдържание и местоположение в новия офис.

Например:

„Счетоводство – документи – шкаф 2“

или

„Маркетинг – техника – бюро 4“.

Колкото по-подробно е обозначението, толкова по-бързо ще бъде последващото подреждане.

Планирайте преместването в подходящ момент

Когато е възможно, офис преместванията често се организират в периоди с по-ниско работно натоварване.

Това може да бъде в края на седмицата, през уикенд или извън основното работно време. Целта е да се намали прекъсването на ежедневната дейност.

За някои компании е възможно част от служителите временно да работят дистанционно, докато техниката и работните места бъдат напълно подготвени.

Добрата подготовка спестява време и проблеми

Успешното офис преместване е резултат най-вече от добра организация. Подробният график, внимателното опаковане, ясното разпределение на отговорностите и предварителната подготовка на новото помещение могат значително да намалят риска от забавяния и непредвидени ситуации.

Колкото повече детайли бъдат уточнени предварително, толкова по-бързо компанията може да възстанови нормалния си ритъм на работа след преместването.